Samen onderweg

Dienstverlening: warm en nabij

Wat hebben we gerealiseerd?

Het garanderen van de continuïteit van de dienstverlening voor de inwoners stond voorop.

Een fusieproces brengt heel wat interne, organisatorische beslommeringen met zich mee. Tussen de droom en daad van een efficiëntere en kwaliteitsvollere dienstverlening, staan praktische bezwaren zoals het afstemmen van werkwijzen en procedures, kinderziektes bij ICT, het inrichten van nieuwe werkplekken, …

We zijn er in geslaagd om de impact van het fusieproces voor inwoners zo minimaal mogelijk te houden. Waar dit toch niet vermijden was (bijvoorbeeld sluitingsdagen naar aanleiding van digitale overschakeling), hebben we hierover duidelijk en transparant gecommuniceerd.

Alle gemeentelijke communicatiekanalen zijn omgevormd tot kanalen van de nieuwe fusiegemeente.

Het nieuwe dienstverleningsmodel met ruime openingsuren en een laagdrempelig onthaal is geïmplementeerd.

Een nieuw onthaalteam zorgt voor het eerstelijnsonthaal, zowel aan de balie als telefonisch. Het gemeentehuis van De Pinte en het gemeentehuis van Nazareth fungeren als volwaardige dienstverleningspunten, evenals het Sociaal Huis in Nazareth en in De Pinte.

Naar aanleiding van de fusie dienden aan aantal straatnamen en/of huisnummers gewijzigd worden. Vanuit het lokaal bestuur is beslist om aan gezinnen 50 euro (per adres) te geven in een Kooplokaal-bon, ondernemers konden op eenvoudige wijze 150 euro aanvragen.

Welke stappen zetten we nog?

Een klantgericht dienstverleningsmodel blijft één van de prioritair beleidsdoelstellingen in het nieuwe meerjarenplan, op basis van volgende krachtlijnen:

• werken aan een positieve en proactieve klantencultuur
• een aantrekkelijke en éénvormige inrichting van de dienstverleningspunten
• opvolgen, evalueren en bijsturen van de dienstverlening aan de hand van indicatoren
• verdere automatisering en digitalisering om standaardprocessen performanter maken

In cijfers

• Dienstverleningsmodel – gegevens 2025:
  • Via het digitaal loket zijn 7.943 dossiers behandeld (digitaal afleveren van attesten, uittreksels, aanvragen van aktes, …)
  • Het onthaal en burgerzaken hadden samen 27.801 gemaakt afspraken en contactmomenten.
    • 56 % in gemeentehuis De Pinte en 44 % in gemeentehuis Nazareth
    • De drukste dagen zijn woensdag (31 %) en maandag (24 %) (dit zijn ook de dagen met laatavondopeningen)
    • 24 % van de afspraken gaat door buiten de kantooruren, dus voor 9u of na 17u.
• Straatnamen
  • Er zijn 345 Kooplokaal-bonnen verdeeld voor een totaal bedrag van 17.250 euro
  • 50 ondernemingen vroegen de premie van 150 euro aan voor een totaalbedrag van 7500 euro.

Wat hebben we gerealiseerd?

Een fusie wordt gemaakt door mensen. Fusioneren betekent twee organisaties, twee organisatiestructuren, twee organisatieculturen in elkaar schuiven tot één nieuw geheel.

De gemeenteraad keurde in januari 2025 het nieuwe organogram goed. Tegen 30 juni 2025 waren alle procedures afgerond om dit concreet in te vullen.

Naast de formele organisatiestructuur, besteedden we ook veel aandacht aan de werkdruk, spanningen en onzekerheden die een fusie met zich meebrengt.

Zeker in het begin van het jaar voelden veel collega’s zich ‘ontheemd’: nieuwe collega’s, een nieuwe werkplek, de grotere afstand tussen teams… een en ander voelde onwennig aan. Vanuit het managementteam, de leidinggevenden, de vertrouwenspersonen, … trachtten we voldoende tijd te maken om hierover het gesprek aan te gaan.

Voor het bouwen aan een nieuwe organisatiecultuur zetten we een cultuurtraject op onder begeleiding van een extern studiebureau.. Er worden hierbij zoveel mogelijk medewerkers betrokken, met extra aandacht voor de rol van de leidinggevenden.

In het najaar van 2025 is via sessies met management, leidinggevenden, college en focusgroepen met medewerkers nagedacht over welk soort organisatie we willen zijn. We gingen op zoek naar wat ons verbindt, wat we belangrijk vinden in onze samenwerking en hoe we samen een warme werkplek creëren. Dit werd tegen begin 2026 vertaald in een aantal concrete, praktische werkwijzers voor leidinggevenden, medewerkers en teams.

Welke stappen zetten we nog?

• Niet alle teams zitten reeds volledig samen: dit geldt voor vrijetijdsdiensten en evenementen. Deze diensten verhuizen in juni 2026 naar het gemeentehuis van Nazareth.
• Het cultuurtraject zetten we verder. IN 2026:
  • wordt aan alle teamcoaches gevraagd om een teamcharter uit te werken
  • implementeren we een effectief werkend feedbacksysteem, met systematische laagdrempelige feedbackgesprekken
  • de organisatie van cultuurmetingen en het vertalen van de resultaten naar concrete verbeteracties per dienst

In cijfers

• In 2025 voerde team HR:
  • 19 bevorderingsprocedures
  • 7 procedures interne mobiliteit
  • 24 externe procedures die resulteerde in 37 nieuwe aanwervingen. Bij de procedures voor medewerker onthaal, medewerker evenementen, maatschappelijk werker, technisch medewerker schoonmaak, medewerker bib, technisch medewerker groendienst, begeleider BKO werden meerdere personen aangeworven..
• 23 medewerkers verlieten de organisatie (waarvan 2 contracten bepaalde duur)

Wat hebben we gerealiseerd?

• Software: Op 30 december zijn – na intense voorbereidingen - de twee voormalige omgevingen waarop verschillende ‘business applicaties’ van Nazareth en De Pinte draaiden, samengevoegd tot de nieuwe omgeving. Deze samenvoeging diende zo lang mogelijk uitgesteld te worden zodat de dienstverlening in de voormalige entiteiten kon worden gegarandeerd. Vanaf 2 januari zijn deze applicaties grondig getest en verder geconfigureerd zodat op 6 januari (de heropening van onze gemeentehuizen en contactpunten) alles naar behoren functioneerde. Tot midden juni hadden we tweewekelijkse overlegmomenten met de softwarepartner IT-Experts om de laatste punten i.k.v. de integratie weg te werken.
• Digitale dienstverlening
  • Bestaande koppelingen met MAGDA Online werden opgezet voor de nieuwe entiteit, en uitgebreid met o.a. de MAGDA Online Printstraat, waarbij onze overheidsdocumenten niet langer op papier moeten worden aangeboden aan de burger maar digitaal verzonden worden via de eBox. Indien de eBox van de geadresseerde niet geactiveerd is, volgt een automatische verdeling van de documenten via het postadres.
    Vanaf oktober 2025 was deze service beschikbaar voor de gehele organisatie. Verdere uitbreiding volgt in het voorjaar van  2026 (bulkverzendingen, beslissingen BCSD).
  • De uitgaande factuurstroom naar bedrijven via Peppol is opgestart.
• Netwerk
  • De omschakeling naar een multinetwerkomgeving van Nazareth-De Pinte met verschillende gekoppelde netwerken, was een uitdaging. Met de uitbreiding van onze eigen ICT-dienst en de ondersteuning van onze softwarepartner IT-experts kon dit gerealiseerd worden.
  • We hebben een veilig platform opgezet voor thuiswerk en afstandswerken, waardoor veilige toegang tot bedrijfsapplicaties mogelijk is.
• Documentenbeheer: het in 2024 gestarte begeleidingstraject voor het opzetten van een digitaal documentenbeheer via Sharepoint werd in februari geconcretiseerd. Verschillende Sharepointbibliotheken met elk andere doelstellingen, rechtenhouders en restricties zijn opgezet.
• Ondersteuning: de eerstelijnssupport naar de medewerkers is versterkt door o.a. de aanstelling van een extra ICT- medewerker en de uitbreiding van de meldingssoftware.

Welke stappen zetten we nog?

• De veelheid van netwerken zullen in de toekomst evolueren naar 1 globaal netwerk met en uniform schema waar plaats is voor verschillende gebruikers (medewerkers, mandatarissen, installaties en burgers).

Wat hebben we gerealiseerd

De investeringsprojecten die in beide besturen in de vorige legislatuur zijn opgestart, worden succesvol verder gezet. We denken hierbij onder meer aan:

• De renovatie van het gemeentehuis in De Pinte en het Sociaal Huis in Nazareth.
• De aanleg van de Drapstraat
• De start van het bouwproject rond het Kinderkasteeltje
• De afwerking van Koning Albertlaan
• De werken in de  Bommelstraat
•     …

Welke stappen zetten we nog

Een belangrijke uitdaging op investeringsvlak blijft het uitgebreide patrimonium van lokaal bestuur Nazareth-De Pinte. We starten een project op om de vastgoedstrategie te bepalen, hiervoor is een budget van 125.000 euro voorzien

In 2025 stelden we een externe partner aan voor de opmaak van het strategisch vastgoedplan, met als vervolgstappen:

• 2026-2027 Opmaak vastgoedplan
  • Fase 1: Voorbereiding en opmaak (2026-2027): inventariseren, analyse en scenario-oefening.
  • Fase 2: voorbereiden implementatie (2027)
• Vanaf 2028: driejarige cyclus om vastgoedplan uit te voeren

Een overzicht van alle doelstellingen, actieplannen en acties met hun ramingen, vindt u in bijlage bij deze jaarrekening (bijlage ODAA) en op onze website https://www.nazarethdepinte.be/bestuur/beleid/algemeen-beleid-en-budget/jaarrekeningen

Andere gebruikte dossiers op dit rapport:

• Gemeente en OCMW
  • MJP initieel krediet: MJP_ORIGINEEL_BEGINKREDIET_2025 2025: Budg. 2857
  • MJP eindkrediet: MJP_HERZIENING_1_2025 2025: Budg. 19961
• AG
  • MJP initieel krediet: MJP_ORIGINEEL_BEGINKREDIET_2025 2025: Budg. 303
  • MJP eindkrediet: MJP_HERZIENING_1_2025 2025: Budg. 2856